KIMROG S.A.S
la digitalisation de vos documents
La numérisation
a pour objectif dans une entreprise de simplifier la gestion documentaire en remplaçant les supports papier par des formats électroniques. Elle constitue la première étape d’une démarche de dématérialisation. Une copie numérique est considérée comme fidèle lorsqu’elle est produite selon des procédés de numérisation garantissant la valeur probante du document original
Grâce à l’indexation, les collaborateurs peuvent retrouver rapidement les informations et les exploiter efficacement. Lorsqu’elle est réalisée dans le respect de la norme NF Z42-013, la copie numérique, en plus d’être fidèle, acquiert une valeur probante équivalente à celle de l’original.
Des bénéfices concrets et mesurables
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Libérez de la place et réduisez les coûts de stockage, d’impression
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Pérennisez et sécurisez vos documents
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Optimisez les délais de classement et de recherche
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Partagez l’information avec fluidité
La Dématérialisation
Le terme « dématérialisation » désigne l’ensemble du processus informatique permettant de transformer les documents papier en données numériques. KIMROG S.A.S propose, via son logiciel DOCUWARE, une solution complète couvrant toutes les étapes : traitement des factures, contrats, bons de livraison, fiches de paie, et bien d’autres encore. Nous prenons en charge la numérisation, l’indexation et l’horodatage des documents. Des outils de recherche performants ainsi qu’un système de contrôle d’accès garantissent la confidentialité des données. Enfin, les documents sont archivés au format électronique pour toute la durée légale requise par les réglementations en vigueur.
Avantages
- Moins de dépenses en impression, archivage physique, et gestion manuelle.
- Mise en place de flux de travail électroniques pour valider, trier, classer et archiver automatiquement les documents.
- Horodatage, contrôle d’accès, et journalisation des actions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données.
- Automatisation et normalisation des processus limitant les oublis et les doublons.
Gestion Electronique des Données
Une GED consiste à gérer électroniquement toute la documentation dématérialisée dans l’entreprise. Ce type de solution logicielle ou hébergée sur le Cloud en mode SaaS organise le classement des documents, mais pas seulement.
La première fonctionnalité consiste à classer et à indexer automatiquement les documents dématérialisés. Grâce à sa technologie de reconnaissance intelligente, DOCUWARE lit et analyse le contenu de chaque document ainsi que sa structure. C’est la fin du travail fastidieux de classement manuel du papier. Vos équipes gagnent en temps et en efficacité.
En plus d’un gain de temps et d’argent non négligeable, Docuware permet l’exploitation optimisée de l’information. Avec la gestion électronique de documents, vous simplifiez et fluidifiez l’accès de tous aux données numérisées. Vous améliorez la circulation et les échanges d’informations entre les différents services de l’entreprise. Accédez à vos documents d’entreprise en quelques clics, en tout lieu et à toute heure depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone. Notre solution de GED s’intègre également avec la plupart des ERP et logiciels comptables.
L’archivage électronique : ultime étape de la gestion sans papier
La mise en place d’une gestion zéro papier en entreprise suit un processus structuré, dont l’archivage constitue l’étape finale. Il ne s’agit plus simplement de classer les factures dans des boîtes physiques : les systèmes numériques prennent le relais pour stocker, indexer et sécuriser durablement les informations essentielles.
Des sauvegardes régulières pour garantir la conservation
La fonction première d’un système d’archivage électronique est d’assurer la conservation des documents numériques pendant toute la durée légale. Ce stockage doit être sécurisé, fiable et garantir à la fois la pérennité et l’intégrité des données. Des sauvegardes externalisées et périodiques viennent renforcer la protection de vos archives numériques, assurant ainsi leur accessibilité et leur conformité dans le temps.
Sécurité et confidentialité des documents : une priorité absolue
La sécurité documentaire repose avant tout sur le respect strict de la confidentialité. Un contrôle rigoureux des accès à l’information est donc essentiel, nécessitant un paramétrage précis et un processus bien défini.
Nos solutions intègrent des fonctionnalités avancées d’authentification sécurisée : chaque utilisateur doit s’identifier via un identifiant et un mot de passe pour accéder à la plateforme Docuware. Le niveau de confidentialité appliqué varie selon la nature du document et les paramètres définis par le client.
Les entreprises ont également la possibilité de gérer les accès individuellement, en contrôlant qui peut consulter quels documents, et à quelles fonctionnalités ces personnes peuvent accéder. Lors du partage de données, les informations sont chiffrées via un canal sécurisé SSL, et chaque document est crypté avec une clé spécifique au client, selon le protocole AES, garantissant une protection maximale.
Assurer l’intégrité des documents archivés
La sécurité ne s’arrête pas à la confidentialité : elle implique aussi l’intégrité des documents. Pour cela, tous les fichiers déposés sont automatiquement convertis au format PDF/A, reconnu pour sa durabilité dans le temps. Ce format assure que les documents restent lisibles et non altérables.
Les utilisateurs accèdent uniquement à une empreinte numérique du document original, ce qui renforce la garantie d’intégrité.
Traçabilité des accès et des actions : une sécurité complète
Une sécurité documentaire efficace implique aussi une traçabilité totale. La solution Docuware intègre un système d’horodatage qui enregistre chaque événement lié au document : dépôt, consultation, modification, partage, etc.
Ce journal d’activité conserve l’historique complet des opérations effectuées sur chaque contenu, garantissant une transparence totale et un contrôle précis des actions réalisées.
Formation & Support : un accompagnement complet pour une intégration réussie
Pour garantir une mise en œuvre efficace et durable de nos solutions, nous accompagnons nos clients à chaque étape grâce à des formations personnalisées et un support technique réactif.
Dès le déploiement, nous assurons la formation des utilisateurs afin de leur permettre de maîtriser pleinement les outils mis en place. Ces sessions peuvent être organisées en présentiel ou à distance, selon les besoins de votre organisation.
Mais notre engagement ne s’arrête pas là : nous proposons un support technique continu, disponible pour répondre à vos questions, résoudre les éventuels incidents et vous assister dans l’évolution de vos usages. Ce suivi de proximité vous garantit une expérience fluide et autonome au quotidien.
Avantages de notre accompagnement Formation & Support
Prise en main rapide des outils→ Réduction du temps d’adaptation grâce à des sessions de formation ciblées.
Autonomie des équipes
→ Les utilisateurs deviennent opérationnels et confiants dans l’utilisation des solutions.
Support technique réactif
→ Assistance continue pour résoudre rapidement les problèmes ou questions techniques.
Moins de blocages opérationnels
→ Un support à disposition limite les interruptions dans votre activité.
Suivi personnalisé
→ Un accompagnement adapté aux besoins spécifiques de chaque client ou service.
Amélioration continue
→ Possibilité de faire évoluer les usages et optimiser les fonctionnalités au fil du temps.
Retour sur investissement accéléré
→ Une meilleure adoption favorise une utilisation efficace et rentable de la solution.
