Numérisation de vos documents
Processus de Numérisation
La numérisation des documents est l’étape centrale de la dématérialisation. Numériser un document consiste donc à transformer un support matériel (papier le plus souvent) en un fichier électronique. Les documents, quelle que soit leur nature, sont alors soumis à différentes étapes transitoires afin de pouvoir être stockés numériquement dans une base de données.
Il convient de distinguer les termes de numérisation et de dématérialisation, qui ne renvoient pas tout à fait à la même chose. En effet, il faut entendre par numérisation l’opération technique qui permet de convertir (via un scanner) les fichiers papiers au format numérique, tandis que le concept de dématérialisation s’inscrit dans une démarche plus globale de transformation digitale. Ainsi, la numérisation est un des procédés de la dématérialisation.
Pour répondre aux besoins de numérisation de documents et de leur indexation, nous disposons des moyens techniques, organisationnels et humains afin de traiter efficacement vos flux d’information entrants et sortants, afin d’optimiser la gestion de vos données.
Préparation des documents
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Trier et organiser : Sélectionner les documents à numériser et les classer par catégorie (factures, contrats, bulletins de paie, etc.).
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Nettoyer les documents : Retirer les agrafes, trombones et plis pour éviter les erreurs de scan.
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Vérifier la qualité : S’assurer que les textes et images sont lisibles (pas de taches, d’écriture effacée, etc.).
Choix du matériel et des paramètres
- Scanner ou smartphone :
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Scanner professionnel (pour une haute qualité, OCR, traitement par lots).
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Application mobile (Adobe Scan, CamScanner) pour une numérisation rapide.
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Paramètres recommandés :
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Résolution : 300 DPI (standard) ou 600 DPI pour des documents très détaillés.
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Format de sortie : PDF (recommandé pour l’archivage) ou JPEG/PNG pour les images.
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OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : Activez l’OCR si le texte doit être éditable ou recherchable.
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Numérisation
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Méthode manuelle : Placer les documents un par un dans le scanner.
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Méthode automatique (pour les lots) : Utiliser un scanner à alimentation automatique (ADF).
Vérification et traitement
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Contrôler la qualité : Vérifier que toutes les pages sont nettes, complètes et bien orientées.
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Nommer et classer :
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Donner un nom clair (ex:
Facture_Fournisseur_X_2024.pdf). -
Ranger dans des dossiers thématiques (ex:
/Factures/2024).
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OCR (si nécessaire) : Utiliser un logiciel pour extraire le texte.
Sauvegarde et sécurisation
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Stockage local : Sur un disque dur ou un serveur interne (en faire des sauvegardes régulières).
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Cloud : Utiliser Google Drive, Dropbox ou un outil professionnel comme SharePoint.
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Sécurité :
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Chiffrer les fichiers sensibles.
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Mettre en place des droits d’accès (lecture/modification).
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Destruction des originaux (si applicable)
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Conserver les originaux pour les documents légaux (contrats, actes notariés).
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Détruire sécurisément (déchiqueteuse) les documents non nécessaires après vérification des obligations légales.
Les avantages d’une entreprise de numérisation de documents
1.Gain de Temps & Productivité
✅ Automatisation : Traitement rapide de gros volumes de documents (scanners haute vitesse, logiciels de tri intelligent).
✅ Délais raccourcis : Pas de manipulation manuelle fastidieuse pour les clients.
2. Réduction des Coûts
💰 Économies sur l’archivage physique : Moins de locaux de stockage, d’étagères, de classeurs.
💰 Diminution des pertes/erreurs : Fini les documents égarés ou détériorés.
3. Sécurité & Conformité
🔒 Protection des données : Chiffrement, sauvegardes cloud, accès restreints.
📜 Respect des normes (RGPD, ISO, archivage légal) grâce à des processus standardisés.
4.Accessibilité & Collaboration
🌍 Accès 24/7 depuis n’importe où (via plateformes en ligne).
👥 Partage simplifié (équipes, clients, administrations) sans envoi postal.
5.Accessibilité & Collaboration
🌍 Accès 24/7 depuis n’importe où (via plateformes en ligne).
👥 Partage simplifié (équipes, clients, administrations) sans envoi postal.
6. Valorisation des Données
📈 OCR et IA : Extraction de données exploitables (métriques, recherche full-text).
🔍 Intégration facile avec les outils métiers (CRM, ERP, comptabilité).